Liste de contrôle en vue d’une AGA : conseils pratiques pour votre prochaine assemblée des actionnaires virtuelle

Vous avez fixé la date de votre prochaine assemblée générale annuelle (AGA), que vous prévoyez tenir en mode virtuel. Et maintenant? Que pouvez-vous faire d'ici votre AGA pour vous assurer qu'elle se déroulera sans anicroche?

Le mois passé, Lara Donaldson, chef de l'exploitation de Fiducie TSX, a pris part à un webinaire de l'Institut canadien des relations avec les investisseurs (CIRI) intitulé Take Your 2021 Virtual AGM to the Next Level (Faites passer votre AGA virtuelle de 2021 au niveau supérieur). Lors de cet événement, Lara a fourni quelques conseils pratiques sur la préparation des AGA.

Nous avons compilé certaines de ses suggestions ci-dessous.

Tenez compte de la perspective de vos actionnaires lors de la planification de l'ordre du jour. Y aura-t-il une présentation officielle lors de l'AGA? Affichera-t-on des vidéos ou des diapositives?

Selon le dernier sondage du CIRI, plus des deux tiers des entreprises ont fait une présentation officielle lors de leur AGA de 2020. L'utilisation d'une courte vidéo est de plus en plus populaire pour les présentations, et celle-ci peut être reprise sur votre site Web et les médias sociaux ou dans une campagne d'envoi de courriels. Gardez toutefois à l'esprit que les participants virtuels auront une expérience de visionnement différente selon l'ordinateur ou l'appareil mobile qu'ils utilisent, et leur connexion. Les vidéos ou les diapositives contenant beaucoup de texte peuvent être moins conviviales pour certains participants, et il importe donc de prendre compte des avantages et des inconvénients du format que vous choisirez.

Fournissez des instructions claires à vos actionnaires. Les assemblées virtuelles en format virtuel sont encore relativement nouvelles pour de nombreux actionnaires. Dans vos documents relatifs à l'assemblée et sur votre site Web et votre portail à l'intention des investisseurs, donnez des directives claires sur l'ouverture de séance dans la plateforme et l'accès au soutien technique à vos actionnaires, à leurs représentants et aux invités. N'oubliez pas de mettre à la disposition de vos actionnaires un protocole, l'ordre de jour et des directives détaillées sur la façon de poser des questions avant l'assemblée et pendant celle-ci. En fait, vous pourriez être tenu par la loi de permettre aux actionnaires d'interagir avec la direction lors de l'assemblée. Consultez votre conseiller juridique pour en savoir plus sur vos obligations légales à cet égard.

Rédigez un script avec les membres de l'équipe et mettez-le à leur disposition. Bien avant l'assemblée, rédigez un script détaillé et assurez-vous que tous les présentateurs le connaissent pour qu'en cas de déconnexion d'un des présentateurs, un autre présentateur puisse prendre la relève. Transmettez l'ébauche de votre script à votre fournisseur de services d'assemblée virtuelle et à votre scrutateur, car ceux-ci pourront recommander certaines formulations en ce qui concerne les procédures et les processus liés à l'assemblée.

Établissez les rôles, les responsabilités et les procédures régissant l'assemblée. En vue de l'assemblée, précisez les rôles et les responsabilités des membres de l'équipe. Qui présentera les présentateurs? Qui gèrera les diapositives? Qui examinera les questions à mesure qu'elles arrivent pour les adresser à la bonne personne? Qui présentera et appuiera les motions?

Les essais techniques sont essentiels. Assurez-vous que chaque personne est à l'aise avec la plateforme virtuelle. Mobilisez votre équipe de TI dès le début du processus et fournissez aux présentateurs une liste de vérification informatique où figurent les conseils suivants :

• Testez votre ordinateur portable, la connexion Internet, votre caméra et le son bien avant le début de l'assemblée.
• Si vous effectuez une présentation à partir de la maison plutôt que du bureau, assurez-vous que vous disposez de la meilleure connexion Internet possible. Fermez tous les programmes qui tournent en arrière-plan, et demandez à vos enfants de ne pas utiliser la connexion Wi-Fi.
• Assurez-vous que votre portable et ses accessoires sont pleinement chargés.
• Pour les présentateurs qui participent à une diffusion en vidéo :
• Pointez votre caméra à la hauteur de votre visage.
• Si possible, utilisez une connexion par fil pour l'Internet.
• Utilisez un casque d'écoute avec fil pour réduire la latence.
• Assurez-vous que l'éclairage est fort et uniforme pour éviter la présence d'ombres.

Répétez encore et encore. Nous recommandons toujours d'effectuer plusieurs répétitions avant l'AGA. Il pourrait être nécessaire d'organiser deux séances avec votre fournisseur de services d'assemblée virtuelle : l'une pour vous familiariser avec la plateforme et les fonctionnalités que vous utiliserez, et l'autre à l'approche de la date d'assemblée, pour effectuer une répétition du déroulement de l'assemblée et discuter des différents scénarios qui peuvent se présenter.

Mettez en place un plan de rechange. Comme vous le savez, les difficultés techniques peuvent survenir au pire moment. Si un présentateur se fait subitement déconnecter de l'assemblée, est-ce qu'une autre personne prendra la relève, ou annoncerez-vous une brève pause? Lors d'une AGA virtuelle, les silences sont toujours à éviter. Configurez et testez un canal de communication hors ligne comme Zoom, WhatsApp ou la messagerie de groupe afin qu'en cas de déconnexion, le présentateur touché puisse communiquer avec le reste de l'équipe.

Faites un bilan de l'AGA peu après celle-ci. Organisez une réunion avec l'équipe responsable de l'AGA (secrétaire général, présentateurs, équipe des relations avec les investisseurs, équipe des TI, etc.) peu après celle-ci, pendant que chacun a encore les détails en mémoire, afin de tirer les leçons qui s'imposent. Qu'est-ce qui a bien été? Qu'est-ce qui devrait être fait différemment? Y a-t-il de nouvelles fonctionnalités que vous aimeriez intégrer à vos futures assemblées?

Il est aussi utile de communiquer avec les participants à l'AGA, et en particulier avec les actionnaires clés et les autres parties prenantes importantes, pour connaître leur opinion. Certains émetteurs font même parvenir un court sondage aux participants.

Qu'il s'agisse des assemblées entièrement virtuelles ou hybrides, nous croyons que les assemblées virtuelles sont là pour rester même après la pandémie de la COVID-19.

Nous espérons que ces conseils pratiques vous aideront à vous préparer pour une assemblée réussie au déroulement bien ordonné qui rehaussera l'expérience des actionnaires.

Bonne chance!