Date limite pour l’inscription à EDGAR Next : liste de vérification finale

"La date limite d'EDGAR Next n'est plus une préoccupation future — c'est désormais une exigence de conformité immédiate. Les entreprises qui ne terminent pas leur inscription risquent de perdre l'accès au dépôt à un moment critique."

Par Melissa Strle, spécialiste marketing, TMX Newsfile

Il ne reste que quelques semaines avant la date limite pour s'inscrire à EDGAR Next. Le 15 septembre 2025, la SEC mettra en œuvre son nouveau système, et les sociétés qui n'auront pas terminé le processus d'inscription ne pourront plus effectuer leurs dépôts de documents.

Cet article présente une liste de vérification pratique en vue de la transition et décrit les changements à venir, les mesures à prendre dès maintenant et les pièges de dernière minute à éviter. En suivant les étapes énoncées ci-dessous, vous pourrez respecter votre calendrier de dépôt et vous serez prêt à passer à EDGAR Next en toute confiance.

Étape 1 : la vérification critique – confirmez vos identifiants dès maintenant

Avant votre inscription, la SEC exige que vous prouviez votre identité en fournissant vos anciens codes valides. Certaines sociétés se rendent compte à la dernière minute qu'elles ne les ont plus.

Quelle est votre situation?

1. Vous avez un code CCC et une phrase de passe valides.
Vous êtes prêt. Passez à l'étape 2.

2. Vous avez un code CCC, mais vous avez perdu votre phrase de passe.
Problème : l'inscription ne peut pas se poursuivre sans la phrase de passe.
Solution : régénérez votre phrase de passe. Si vous avez toujours un code CCC valide, TMX Newsfile offre un service de régénération de phrase de passe afin que vous puissiez procéder rapidement.

3. Vous n'avez ni votre code CCC ni votre phrase de passe.
Problème critique : vous ne pouvez pas poursuivre le processus.
Solution : vous devez déposer un formulaire de modification d'identifiant (Form ID Amendment) notarié auprès de la SEC. Le traitement prend habituellement de trois à sept jours ouvrables (ou plus).

N'attendez pas! S'il vous manque des codes, agissez immédiatement pour éviter les retards à l'approche de la date limite.

Étape 2 : comprendre les nouvelles règles

EDGAR Next remplace les mots de passe partagés par des comptes sécurisés login.gov individuels. Les administrateurs de comptes désignés (Designated Account Administrators) contrôlent maintenant tous les accès.

Étape 3 : choisissez votre processus de conformité

Une fois vos identifiants bien en ordre, vous avez deux façons de gérer la transition et d'assurer votre conformité continue.

Notre service dirigé par TMX Newsfile s'occupe de tout, vous assurant une transition sans accroc et une conformité continue sans effort.

Étape 4 : évitez les pièges de dernière minute les plus courants

D'après ce que nous voyons sur le marché, voici les principaux défis auxquels font face les sociétés :

• Code CCC ou phrase de passe non valide : Sans eux, le processus d'inscription ne peut pas se poursuivre. La seule façon de procéder est la régénération (code CCC requis) ou la présentation d'un formulaire de modification d'identifiant.
• L'erreur « trop de cuisiniers gâtent la sauce » : Le fait que plusieurs personnes tentent d'inscrire le même code CIK (Central Index Key) peut causer des conflits dans le système. Désignez un responsable du processus.
• Goulots d'étranglement administratifs : Le fait de seulement désigner le minimum de deux administrateurs crée un risque si l'un d'eux n'est pas disponible. Nous vous recommandons d'en nommer cinq aux fins de redondance : c'est l'une des principales caractéristiques de notre service géré.
• Utilisation de l'ancien code CCC : Après votre inscription, votre ancien code CCC est désactivé. Toute tentative de dépôt échouera.
• Oubli de la confirmation annuelle : Il est facile d'oublier cette nouvelle exigence. Traitez-la comme toutes les autres échéances liées à la conformité.

Étape 5 : préparez-vous pour le jour un et pour la suite des choses

Une fois l'inscription terminée, les processus de dépôt quotidiens sembleront familiers, mais les responsabilités auront changé :

• Les administrateurs de comptes deviennent des contrôleurs et sont responsables de l'ajout ou de la suppression des utilisateurs, de la gestion des délégations et du traitement des confirmations.
• Les déposants continuent de soumettre des documents, mais ils le font maintenant en vertu d'un pouvoir délégué et sécurisé.
• Les dirigeants et les équipes de relations avec les investisseurs constateront une traçabilité accrue et moins de problèmes d'ouverture de session, mais seulement si les rôles et les processus sont clairement énoncés à l'interne.

Pratiques exemplaires en matière de gouvernance

• Consignez la liste de vos administrateurs de compte.
• Formez le personnel pour qu'il cesse d'envoyer des codes CCC par courriel.
• Ajoutez les responsabilités liées à EDGAR Next dans votre cycle annuel de conformité.

Foire aux questions : questions courantes de la part des émetteurs

Q. : Que se passe-t-il si notre administrateur de compte principal quitte la société?
Un administrateur de compte remplaçant peut prendre la relève, au besoin, raison pour laquelle il est requis d'avoir deux administrateurs (ou plus). TMX Newsfile affecte cinq administrateurs de comptes si la société a opté pour un processus géré par TMX Newsfile.

Q. : Comment pouvons-nous fournir le nouveau code CCC en toute sécurité à des conseillers juridiques externes ou à des mandataires?
Accordez le pouvoir de dépôt au déposant de votre choix en utilisant la fonction de délégation dans EDGAR Next, ce qui assure un accès sécurisé sans nécessiter la communication des identifiants sensibles.

Q. : En quoi consiste la confirmation annuelle?
Une fois par année, un administrateur de compte doit ouvrir une session pour confirmer que les renseignements liés à votre code CIK sont exacts. L'omission de le faire entraîne une suspension de l'accès au système de dépôt jusqu'à ce que l'exigence soit satisfaite.

Q. : Ai-je encore besoin de mon agent de dépôt?
Oui, mais au lieu de communiquer des codes, vous lui déléguez des droits de dépôt par l'intermédiaire du tableau de bord d'EDGAR Next.

Un dernier conseil : n'attendez pas au 12 septembre

Un afflux d'inscriptions de dernière minute est à prévoir. La vérification des comptes login.gov peut prendre plusieurs jours, et il peut y avoir des retards du côté de la SEC, ce qui signifie que les sociétés qui tardent à s'inscrire risquent de ne pas respecter la date de conformité du 15 septembre.

Vérifiez vos identifiants dès aujourd'hui, confirmez l'identité de vos administrateurs de comptes et terminez le processus d'inscription avant l'afflux de dernière minute. En vous préparant maintenant, vous vous assurez de conserver un accès ininterrompu aux services de dépôt de documents et de réaliser une transition en douceur vers le nouveau système.

Êtes-vous prêts à commencer?

Téléchargez notre formulaire d'inscription à EDGAR Next et envoyez-le à office@newsfilecorp.com.

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