EDGAR Next : Ce qu’il faut savoir avant la date limite du 15 septembre 2025

EDGAR Next est la plus importante mise à jour de la Security and Exchange Commission (la SEC) en matière d'accès aux dépôts depuis des décennies, et toutes les sociétés ouvertes doivent s'y préparer. À compter du 15 septembre 2025, les déposants devront avoir des identifiants login.gov sécurisés et des administrateurs de compte désignés pour conserver leurs accès.

Afin d'éviter toute perturbation, les déposants doivent s'inscrire entre le 24 mars et le 12 septembre 2025. La date limite pour s'inscrire est le 19 décembre 2025, mais vous ne pourrez pas déposer tant que l'inscription n'est pas terminée, ce qui pourrait retarder la communication d'information urgente.

Après le 19 décembre, les déposants qui ne seront toujours pas inscrits devront soumettre un formulaire ID à jour, ce qui nécessite d'autres documents et un examen par la SEC. En vous inscrivant tôt, vous éviterez cette étape supplémentaire.

Ce nouveau système élimine les codes d'accès partagés et instaure un tableau de bord centralisé à partir duquel vous pourrez gérer les accès, désigner les administrateurs de compte et effectuer les confirmations annuelles exigées.

Si vous ne vous inscrivez pas avant la date limite, vous perdrez l'accès au dépôt, ce qui pourrait entraîner le non-respect des échéances de dépôt et la répétition de dépôts réglementaires et poser un risque majeur en matière de conformité en pleine période de pointe pour le dépôt de déclaration.

Dans cet article, nous décrivons les changements, les mesures que vous devez prendre et la façon dont TMX Newsfile peut vous aider à effectuer la transition en douceur.

À noter : Pour en savoir plus, consultez nos publications à ce sujet : 7 Biggest Compliance Mistakes Public Companies Make et Understanding EDGAR Filings: What You Need to Know.

Caractéristiques principales d'EDGAR Next

1. Sécurité renforcée
• Les codes d'accès partagés seront remplacés par des identifiants sécurisés login.gov et des accès administrateurs.
• L'authentification multifactorielle est exigée pour tous les utilisateurs.
2. Gestion de compte améliorée
• Désignation d'administrateurs de compte pour gérer les utilisateurs et les accès.
• Les administrateurs doivent confirmer les renseignements relatifs au compte annuellement.
3. Nouveau code CCC
• Vous recevrez un nouveau code CCC (CIK Confirmation Code) après votre inscription.
• Il doit être transmis de façon sécurisée à tous les déposants autorisés.
4. Accès facultatif à l'API
• Disponible aux fins du dépôt machine-machine par l'intermédiaire de plateformes tierces.

Voici comment EDGAR Next se compare à l'ancien système EDGAR dans les principales fonctionnalités d'accès et de gestion.

Mesures à prendre : Ce que TMX Newsfile peut faire pour vous

Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre avant la date limite du 15 septembre 2025 ainsi que des conseils sur la façon dont TMX Newsfile peut vous aider à chaque étape.

Étape 1 : Préparation

Créer vos identifiants login.gov – Toute personne accédant à EDGAR doit créer un compte individuel login.gov. TMX Newsfile peut vous guider tout au long de ce processus, particulièrement si vous comptez sur une grande équipe peu familière avec les systèmes de connexion sécurisés.

Désigner des administrateurs de comptes – Vous devrez désigner une ou deux personnes pour gérer les utilisateurs, les accès au code CIK (Central Index Key) et les droits de dépôt. Au moins deux administrateurs de compte sont exigés, mais vous pouvez en désigner jusqu'à 20 et mettre à jour ces désignations à tout moment après l'inscription.

Si vous choisissez TMX Newsfile pour guider votre transition vers EDGAR Next, nous attribuerons cinq administrateurs formés à votre compte et vous aiderons à choisir vos administrateurs internes.

Étape 2 : Inscription

S'inscrire à partir du tableau de bord de gestion des déposants d'EDGAR – L'inscription s'effectue en une action ponctuelle par code CIK. Une fois cette étape terminée, vous recevrez un nouveau code CCC et un compte à la structure mise à jour.

La SEC a lancé une version bêta du tableau de bord EDGAR Next afin que les déposants puissent explorer le nouveau système avant de s'inscrire.

TMX Newsfile offre deux catégories d'inscription.

• Gestion par TMX Newsfile : Nous gérons l'inscription, les codes CCC, les administrateurs et les confirmations moyennant des droits annuels de 250 $.
• Gestion par le client : Vous vous inscrivez et accordez des droits de dépôt à TMX Newsfile dans le compte login.gov (gestion plus active, mais un soutien est fourni).

Soumettez votre formulaire d'inscription dûment rempli à office@newsfilecorp.com.

Règles en matière d'inscription et rappels

Avant de vous inscrire, gardez à l'esprit ces rappels importants pour éviter les problèmes d'accès et assurer une transition en douceur.

• Une seule inscription par code CIK est permise. Le fait de soumettre plus d'une inscription peut causer des conflits.
• Soumettez votre formulaire d'inscription à TMX Newsfile avant que quiconque n'inscrive votre code CIK.
• Si vous souhaitez que TMX Newsfile réalise l'inscription en votre nom, assurez-vous que personne n'a entamé le processus.

Un dernier élément à garder à l'esprit pendant l'inscription est le rôle de votre nouveau code CCC.

S'inscrire tôt pour assurer la conformité

En vous inscrivant tôt à EDGAR Next, vous éviterez les goulots d'étranglement de dernière minute et pourrez déposer les documents de votre société sans difficulté. Une forte augmentation des inscriptions est prévue à la fin de l'été, ce qui pourrait entraîner des arriérés ou des retards à la SEC, surtout au plus fort de la période de dépôt.

Si votre phrase de passe n'est pas déjà dans vos dossiers, en générer une nouvelle peut prendre du temps. La désignation d'administrateurs de compte et la transmission sécurisée de votre nouveau code CCC pourraient également prendre plus de temps si vous repoussez la tâche au dernier moment.

En agissant maintenant, vous éviterez les retards, réduirez le stress et bénéficierez d'un soutien complet tout au long de la transition. Pour maintenir un accès ininterrompu aux dépôts, inscrivez-vous d'ici le 12 septembre 2025, avant la date de conformité du 15 septembre.

Voici une brève liste de contrôle pour assurer une préparation adéquate à EDGAR Next avant la date limite de conformité.

Étape 3 : Maintien de la conformité

Confirmation annuelle complète – Votre code CIK doit être confirmé chaque année par un administrateur de compte. Si vous ne respectez pas la date limite, vous perdrez l'accès. Si vous optez pour la gestion par TMX Newsfile, nous suivrons et soumettrons les confirmations pour vous.

Vous pouvez rester à l'affût des changements en ajoutant la page officielle des mises à jour d'EDGAR Next de la SEC à vos favoris.

« Les confirmations annuelles et la gestion de jetons font partie de la nouvelle réalité dans EDGAR Next. Nous aidons nos clients à rester organisés et à faire le nécessaire pour déposer leurs documents sans tracas. »

— Martin Francisco, responsable des dépôts et spécialiste des nouvelles, TMX Newsfile

Si vous vous inscrivez

Il existe deux façons de faire en sorte que TMX Newsfile demeure déposant désigné dans le nouveau système EDGAR.

• Choix 1 : Ajoutez TMX Newsfile comme déposant délégué dans votre compte EDGAR.
• Choix 2 : Approuvez la demande de délégation que TMX Newsfile vous enverra.

Les deux options nous permettent de maintenir nos capacités de dépôt en votre nom.

Ce que TMX Newsfile peut faire pour vous

Que vous meniez vous-même le processus ou que vous choisissiez de laisser TMX Newsfile vous aider, voici de qui relèvent les différentes responsabilités :

Êtes-vous prêts à vous lancer?

Téléchargez notre formulaire d'inscription à EDGAR Next et envoyez-le à office@newsfilecorp.com.

Besoin d'aide? Des questions? Nous sommes à votre disposition 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.